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NEWX无纸化会议方案


    每开一次会,收一堆材料,看一遍就搁下……这是不少人的开会经历,目前这种情况正随着无纸化会议系统的推广应用而逐渐消失。

 “无纸化会议系统是预先将会议资料上传到服务器,其他终端设备可通过网络与服务器相连,会议开始后,服务器文件根据参会者权限自动分发。”该系统支持智能人名显示、按参会人员进行智能排位,文件分类查看、章节定位、批注涂鸦、会议签到、会议投票、会议服务、会议交流、交互式电子白板等。

开会时,每个参会成员面前会有一台可触控智能会议一体终端,以往的纸质材料难觅踪影。参会者要查看相关资料,只需进入系统,轻点相关图标就可查阅批注,并可以把本画面一键触控广播到其他会议终端一起讨论,同时支持其他会议终端退出同屏后,观看其他会议文件,通过触控按键从新回到广播同屏界面,方便快捷。支持移动U盘与其他视频文件VCR等一键同屏到其他会议终端或大屏幕,完成会议系统的智能操作,互联互通!

              1、设计原则与依据

采用成熟先进的技术,选择性能可靠的产品,力求最佳的性价比,使建成的系统突出“安全性、先进性、智能性和实用性”的特点。

    智能会议系统全面解决方案是一项功能齐全的工程。为加快智能会议系统工程的信息化建设步伐,提高进行现代化、高质量的会议系统、满足会议厅堂扩声、视频会议要求,推进工程的建设和对外展示的形象,真正发挥该系统自动化的功效。在建设中,项目依据的总原则是:

1.1     系统运行应有较高的可靠性、稳定性、安全性、可管理性、可扩展性和兼容性;

1.2     系统化、集成化、数字化;

1.3     统一规划,统一规范,统一建设,统一管理;

1.4     设备安装、调试、维护、保养应简单方便;

1.5     充分利用现有设施和资源,最大限度持节省经费;

设计依据的标准如下:

1.6     国标GB/T15839-1995《64K-1920Kbit/s会议电视进网技术要求》。

1.7     国家规定TZ-20-95《64K-1920Kbps会议网络技术体制》。

1.8     中华人民共和国通信行业标准YD5032-97《会议电视系统工程设计规范》

1.9     YD5033-97《会议电视系统工程验收规范》

1.10  《全国电子办公系统示范工程建设要点与技术导则》

1.11  《智能建筑设计标准》(DBJ08-47-95)

1.12  《建筑与建筑群综合布线系统工程设计规范》(CECS72:97修订本)

2、 设备选型总体原则

本次设计的是智能会议系统工程,根据会议室的系统配置,需要实现功能的要求,在前期设计时,我们根据功能需求、产品的应用特点、投资额度等进行了有效设计;同时还考虑了系统的今后的扩展性能和其他系统的兼容性等问题,最大限度的发挥产品的功能,满足客户需要。

根据会议室采用多媒体数字处理中心,产品在选型上都是采用统一的标准和原则进行的,在整体系统产品选型上有如下的特点:

2.1     选用优秀的会议终端,具有触控操作及一键式功能,确保会议系统灵活方便;

2.2     在选用的与硬件完美搭配的会议软件,已考虑实用和品牌相结合的特点,尽可能地将价格贴近客户,但又不失专业的水准。

2.3     采用智能控制系统,可以预存各种使用模式,操作简单只需轻轻按下选择按钮,避免误操作;

2.4     语言会议系统操作简单,功能转换灵活,且节约资金;

2.5     系统设备均采用各厂家所长的产品,性能价格比好,配套性强;

2.6     系统具有较强的扩展性,为今后系统的升级准备了条件。

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    3、 方案组成部份

3.1     无纸化会议系统

      无纸化会议系统是采用自主研发的NEWX无纸化智能会议专用系统平台开发的新一代高效数字化智能会议系统,管理者在短时间内能完成考勤管理、会议议程、座位安排、同屏互动、信号切换、会议投票、分组讨论、资料查阅等功能,通过这个平台,与会者各部门单位可进行实时的会商和有效的信息沟通;改变了传统会议低效、单一、资源浪费、保密隐患等问题,实现会议全程无纸化。

      无纸化会议系统组成:服务器端、管理端、客户端。

l  服务器端:服务器负责会议室管理、用户管理、权限管理,会议进程控制、以及会议进行时数据等信息的转发。具备会前功能包括:发布会议主题、安排人员座位、设置人员权限、上传会议资料、预设开会时间、编辑铭牌背景、添加投票选项,会中功能包括:统一签到大屏幕实时显示签到情况并保存、支持书写技术、支持终端自由信号交互、支持服务器与主席机最大权限控制会议进程包括外部各种信号的切换、支持投票功能。会后功能,对资料的保存、自动清空会议文件机制的处理;

l  管理端:由会议助理操作,用于控制会议的各项功能,例如:上传会议资料、拟写会议议程、组织会议投票、录制会议等。

l  客户端:通过加密网络接入无纸化会议系统,供参会者使用,参会者使用触控技术,在终端设备进行会议签到、浏览会议议程、查看会议材料、同屏互动、对会议进行圈点批注等操作。

3.2     其它辅助设备

    常规会议用,含音源系统、扩声系统、视频显示系统。

    4、全新概念的会议流程

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